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Handreichung E-Dissertation

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Die Veröffentlichung der Dissertation ist ein fester und obligatorischer Bestandteil der Promotionsleistung. Diese Pflicht wird im Fall einer "E-Dissertation" durch die Abgabe einer elektronischen Version und vier bzw. sechs gedruckter Exemplare erfüllt.
In den Promotionsordnungen der Fachbereiche ist die Möglichkeit vorgesehen, Ihre Dissertation elektronisch zu veröffentlichen. Dafür müssen Sie

• sich bei osnaDocs anmelden,
• eine bibliographische Beschreibung Ihrer Dissertation, den sogenannten Metadatensatz, online in ein Formular eingeben,
• die elektronische Version (E-Version) Ihrer Arbeit in zwei verschiedenen Formaten auf den Server hochladen,
• vier bzw. sechs gedruckte Exemplare Ihrer Dissertation (Print-Version) abgeben und
• einige Formulare ausgefüllt und unterschrieben einreichen.

Bitte beachten Sie, dass für Ihr Verfahren möglicherweise eine ältere Promotionsordnung Gültigkeit hat und informieren Sie sich im Zweifelsfall in Ihrem Prüfungsamt respektive auf dessen Internetseiten.
Sollten Sie 'kumulativ' promovieren, beachten Sie die Hinweise zur kumulativen Dissertation.

Anmeldung auf osnaDocs

Zur Eingabe der Metadaten und zum Einspielen Ihrer Dissertation melden Sie sich bitte mit Ihrer universitären Kennung an. Dazu klicken Sie bitte im linken Frame auf den Menupunkt "Mein osnaDocs". Klicken Sie dann auf den Button "Eine neue Veröffentlichung starten" und wählen im folgenden Pulldown-Menu den Punkt "E-Dissertationen" Ihres Fachbereichs aus.

Metadatensatz

Der 'Metadatensatz' ist die bibliographische Beschreibung der Dissertation (Autor, Titel, Abstract, Schlagwörter etc.). Alle mit einem roten Sternchen versehenen Felder sind Pflichtfelder. Schlagwörter können Sie frei wählen. Bitte tragen Sie nur ein Schlagwort pro Feld ein. Bei den anderen Sacherschließungssystemen (DDC, BK etc.) klicken Sie auf den Link "bitte hier auswählen", wählen den passenden Begriff aus der in einem neuen Fenster angezeigten Liste und übernehmen ihn durch Anklicken in das Formular. Klicken Sie sich bitte stets bis zur untersten Ebene in den Sacherschließungssystemen durch. Diese Ebene wird durch das "Zettelsymbol" angezeigt. Bei der DDC und der BK ist dies jeweils die zweite Ebene. Das Abstract geben Sie bitte als Fließtext ein. Zeilenumbrüche sind nicht möglich, ebenso sind keinerlei Schriftauszeichnungen (Hoch- und Tiefstellung, kursiv, fett) möglich.
Die Metadaten werden im Anschluss automatisch an Sie und den Prüfungsausschuss versandt.

E-Version

Die Universitätsbibliothek benötigt Ihre Dissertation in zwei Versionen: im Präsentationsformat (für alle sichtbar) und im Quellformat (nur für die Administration sichtbar). Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor: Komprimieren Sie die in Word, OpenOffice, LibreOffice oder TeX geschriebene Dissertation und speichern Sie sie im Format "zip" bzw. "tar" oder "tar.gz". Als Dateinamen wählen Sie für die komprimierte Datei: thesis_nachname.zip.
Außerdem wandeln Sie die in Word oder TeX geschriebene Dissertation in eine PDF/A-Datei um und speichern sie unter dem Namen thesis_nachname.pdf. Hier finden Sie eine Anleitung, die Ihnen bei der Erstellung von PDF/A-Dateien hilft. Sonderzeichen und Umlaute müssen in den Dateinamen aufgelöst werden. Bitte beachten Sie auch die Kleinschreibung. Die PDF-Version darf nicht mit Sicherheitseinschränkungen (z. B. einem Kennwortschutz) versehen sein. Alle Funktionen, insbesondere Drucken und Kopieren, müssen zugelassen werden. Bitte überprüfen Sie auch die Dokumenteigenschaften der PDF-Datei. In der PDF-Version sollten Sie nach Möglichkeit die Überschriften Ihrer Arbeit als "Lesezeichen" übernehmen, um das Navigieren im Text zu erleichtern. Jede Seite der Dissertation muss mitgezählt werden, auch wenn – wie z. B. beim Titelblatt – auf der Seite selbst keine Seitenzahl erscheint. Abbildungen sollten eingebunden sein und in einem Format vorliegen, das mit einem herkömmlichen Browser darstellbar ist (gif, jpg oder png). Die Größe der hochzuladenden Dateien unterliegt keinerlei Beschränkung. Nach der Eingabe der Metadaten und dem Hochladen der Dateien haben Sie die Möglichkeit, Ihre Veröffentlichung noch einmal zu überprüfen und ggf. zu korrigieren.
Sie können Ihre Arbeit unter einer Creative-Commons-Lizenz veröffentlichen.
Der vom Senat der Universität Osnabrück erlassenen Verfahrensordnung für Elektronische Dissertationen und der Lizenzvereinbarung von osnaDocs müssen Sie zustimmen.

Print-Version

Neben der E-Version sehen die Promotionsordnungen die Abgabe von gedruckten Exemplaren Ihrer Dissertation vor (Archivexemplare). Sie müssen auf alterungsbeständigem, holz- und säurefreiem Papier (DIN / ISO 9706) ausgedruckt und dauerhaft gebunden sein (Klebebindung, keine Spiral- oder Klammerbindung). Das Titelblatt der Dissertation muss mindestens folgende Angaben enthalten: Autor(in), Titel, Dissertationsvermerk, Universität Osnabrück, Fachbereich, Jahr (siehe Muster).
Die eingereichten Exemplare müssen mit der E-Version seitengenau übereinstimmen.
Ausnahmen gibt es nur unter bestimmten Bedingungen bei kumulativen Dissertationen. Beachten Sie hierzu bitte die Hinweise zur kumulativen Dissertation.

Abgabe der Pflichtexemplare

Die Deutsche Nationalbibliothek verzichtet bei Dissertationen mit identischer Print- und E-Version nunmehr auf die Ablieferung der Print-Versionen als Pflichtexemplare. In diesem Fall müssen Sie lediglich vier Print-Exemplare bei der Bibliothek einreichen. Handelt es sich indessen um eine kumulative Dissertation, bei der Print-Version und E-Version nicht vollkommen identisch sind, so müssen Sie sechs Print-Exemplare einreichen.

Von den vier bzw. sechs Exemplaren verbleiben drei in der Universitätsbibliothek Osnabrück; das übrige bzw. die übrigen drei werden gemäß Pflichtexemplarrecht an die Gottfried Wilhelm Leibniz Bibliothek - Niedersächsische Landesbibliothek (und ggf. an die Deutsche Nationalbibliothek (Frankfurt am Main und Leipzig)) weitergeleitet.

Sie kündigen uns die Abgabe Ihrer Dissertation über das Anmeldeformular an. Dabei können Sie wählen, ob Sie Ihre Dissertation lieber per Post zusenden oder einen persönlichen Abgabetermin vereinbaren möchten. Gerne berücksichtigen wir Ihren Termin, sofern es möglich ist.

Formulare

1. Vertrag

Zwischen der Universitätsbibliothek und Ihnen als Doktorandin/Doktorand wird ein Vertrag geschlossen, dessen inhaltliche Gestaltung in der vom Senat der Universität Osnabrück beschlossenen Verfahrensordnung festgelegt ist. Bitte reichen Sie zwei unterschriebene Exemplare des Vertrags beim Aufgabenbereich Elektronisches Publizieren ein. Bitte tragen Sie im Vertrag Ihre aktuelle Adresse ein, unter der wir Sie erreichen können. Da Sie der Universitätsbibliothek das nicht ausschließliche Recht auf elektronische Distribution der Dissertation einräumen, steht es Ihnen frei, Ihre Dissertation zusätzlich noch in einem Verlag zu veröffentlichen, sofern der Verlag nicht die Löschung der E-Version verlangt.

Vertrag (pdf-Datei)

Verfahrensordnung (pdf-Datei)

2. Eidesstattliche Versicherung

Mit diesem Formular versichern Sie an Eides statt, dass der Sachgehalt des Präsentationsformats mit dem Prüfungsformat übereinstimmt und die Angaben im Metadatensatz korrekt sind. Das Prüfungsformat ist die Dissertation in der Form, die vom Promotionsausschuss als wissenschaftliche Leistung im Sinne der Promotionsordnung angenommen bzw. im Einvernehmen mit der Dekanin / dem Dekan des Fachbereichs als überarbeitete Fassung genehmigt wurde. Für den Fall, dass das Präsentationsformat gegenüber dem Prüfungsformat Änderungen enthält, müssen diese von der Hauptberichterstatterin / dem Hauptberichterstatter und der Dekanin / dem Dekan genehmigt werden. Von dieser Eidesstattlichen Versicherung reichen Sie bitte ein unterschriebenes Exemplar beim Aufgabenbereich Elektronisches Publizieren ein.

Eidesstattliche Versicherung (pdf-Datei)

3. Schreiben der / des Vorsitzenden des Promotionsausschusses

Die / der Vorsitzende des Promotionsausschusses muss der Leiterin der Universitätsbibliothek gegenüber schriftlich bestätigen, dass

• alle Promotionsvoraussetzungen, bis auf die Abgabe der Pflichtexemplare, am jeweiligen Fachbereich erfüllt wurden,
• die elektronische Publikation durch die Universitätsbibliothek als Erledigung der Pflichtexemplarregelung der jeweiligen Promotionsordnung anerkannt wird und
• der Sachgehalt des Metadatensatzes vom Promotionsausschuss in dem Anschreiben aktenkundig festgestellt wird.

Musteranschreiben (pdf-Datei)

Versandadresse

Gerne nehmen wir Ihre Pflichtexemplare postalisch entgegen. Bitte verwenden Sie folgende Adresse:

Universitätsbibliothek Osnabrück
- z. Hd. Herrn Dr. Jost Hindersmann -
Alte Münze 16
49074 Osnabrück

Um das Versandrisiko gering zu halten, empfehlen wir die Zusendung als versichertes Paket. Auf Wunsch bestätigen wir den Eingang der Postsendung per Mail. Diese Bestätigung ersetzt nicht die Abgabebestätigung.

Alternativ können Sie Ihre Belegexemplare gerne persönlich abgeben. Bitte nutzen Sie dafür das Anmeldeformular, um Ihren Wunschtermin anzufragen.

Nach dem Hochladen der Dissertation

Sobald die Metadaten und die E-Versionen eingespielt sind, die Print-Version sowie Vertrag, Eidesstattliche Versicherung und Brief der / des Vorsitzenden der Universitätsbibliothek vorliegen, wird Ihre Arbeit freigeschaltet. Sie werden dann per E-Mail benachrichtigt und erhalten Ihre Vertragsausfertigung sowie eine Kopie der Abgabebestätigung per Post.